Dokumentation & Nachweise – Transparente Sicherheit für Ihre Digitalisierung

Als professioneller Scandienstleister mit höchsten Datenschutzstandards bieten wir Ihnen nicht nur eine sichere Digitalisierung Ihrer Dokumente, sondern auch die notwendigen Nachweise und Dokumentationen, um die DSGVO- und GoBD-Konformität Ihrer digitalen Prozesse zu gewährleisten.

Je nach Ihrem individuellen Bedarf stellen wir Ihnen folgende dokumentierte Sicherheits- & Datenschutzmaßnahmen zur Verfügung.

Warum Schwarzwald Scan für Ihre Dokumentation?

✅ Langjährige Erfahrung in der sicheren Digitalisierung & Dokumentation von Prozessen
✅ DSGVO- & GoBD-konforme Verfahren für höchste Sicherheit
✅ Zertifizierte Prozesse für Datenschutz & revisionssichere Archivierung
✅ Flexible Bereitstellung der Dokumentationen nach Ihren Anforderungen
✅ Alles aus einer Hand – Von der Digitalisierung bis zur sicheren Vernichtung

📩 Lassen Sie sich beraten – Jetzt unverbindlich anfragen!

Viele Unternehmen, Kanzleien, Verwaltungen & Institutionen vertrauen bereits auf unsere professionelle Dokumentations- & Digitalisierungsservices. Fragen Sie nach unseren Referenzen und erfahren Sie, wie wir Ihre Prozesse sicher und datenschutzkonform gestalten können!

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Sicherheitskonzept für Ihre Daten

🔹 Detaillierte Auflistung unserer Sicherheitsmaßnahmen zur Einhaltung der DSGVO
🔹 Technische Maßnahmen wie verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrolle & Backup-Konzepte
🔹 Organisatorische Maßnahmen zur Minimierung von Datenschutzrisiken
🔹 Transparente Dokumentation zur Vorlage bei Datenschutzprüfungen oder internen Compliance-Anforderungen

💡 Sinnvoll für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen oder zur internen Sicherheitsprüfung.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)

Rechtssicherheit für Ihre Datenverarbeitung

🔹 DSGVO-konforme Regelung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns als Dienstleister
🔹 Klare Vereinbarung über Verantwortlichkeiten & Zugriffsmöglichkeiten
🔹 Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff oder Weitergabe an Dritte
🔹 Vertraglich geregelte Löschfristen & Datenschutzkontrollen

💡 Erforderlich für Unternehmen, die personenbezogene Daten digitalisieren & an Dritte weitergeben.

Verfahrensdokumentation

Nachweis der revisionssicheren Archivierung

🔹 Schriftliche Dokumentation des Digitalisierungsprozesses nach GoBD-Vorgaben
🔹 Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte für Steuerprüfungen oder interne Audits
🔹 Detaillierte Beschreibung der digitalen Archivierung & Speicherung
🔹 Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit & Integrität digitaler Dokumente

💡 Unverzichtbar für Unternehmen mit gesetzlichen Archivierungspflichten und Steuerprüfungen.

Verschwiegenheitserklärung

Vertraulichkeit Ihrer sensiblen Dokumente

🔹 Verpflichtung zur Geheimhaltung aller überlassenen Dokumente
🔹 Unterzeichnung durch alle beteiligten Mitarbeiter & Dienstleister
🔹 Schutz sensibler Unternehmensinformationen vor unbefugter Weitergabe
🔹 Nachweisbare Absicherung Ihrer Geschäftsgeheimnisse

💡 Besonders relevant für Kanzleien, Insolvenzverwalter, Ärzte, Behörden & Unternehmen mit sensiblen Daten.

Vernichtung von Unterlagen

Zertifikat für DSGVO-konforme Vernichtung von Unterlagen

🔹 Offizieller Nachweis über die sichere und gesetzeskonforme Vernichtung Ihrer physischen Dokumente
🔹 Bestätigung der Vernichtung nach DIN 66399 (Sicherheitsstufen für Datenschutzaktenvernichtung)
🔹 Transparente Nachverfolgung durch lückenlose Dokumentation
🔹 Schutz vor Missbrauch oder unerlaubter Weitergabe von Informationen

💡 Empfohlen für Unternehmen, die vertrauliche oder personenbezogene Dokumente sicher entsorgen müssen.